Une diffusion "Center BE" permet de rendre accessible dans MyReport Center BE des fichiers diffusés en fonction de leur paramétrage et des filtres utilisateurs.
Lorsque la diffusion est exécutée :
- Le fichier est rendu disponible sur MyReport Center pour tous les destinataires de la diffusion.
- Une pastille apparait à coté du fichier, et sur les dossiers parents pour indiquer une mise à jour qui n'a pas encore été vue.
- Une notification d'information par mail est envoyée à tous les utilisateurs et groupes destinataire de la diffusion (optionnel).
Une diffusion "Center BE" se configure de deux manières différentes :
Depuis l'onglet MyReport dans Excel (assistant de diffusion) :
permet de diffuser dans Center le classeur en cours
Directement depuis MyReport Messenger :
Permet de donner l'accès à plus de paramètres de configuration (téléchargement de la dernière version, historique, …)
Via une programmation depuis MyReport Administrator:
Permet une diffusion programmée éditable depuis MyReport Messenger.
Important
Un fichier diffusé dans un Center avec l'option "Diffuser avec les droits du destinataire" génère à son exécution un fichier par type de droit des destinataires.
Le nombre de fichiers crées peut s'avérer être important, surtout si les filtres utilisateurs sont définis par utilisateur et non par groupe.
Important
Pour une diffusion non publique, il est possible d'activer (ou de désactiver) l'envoi du mail d'information.
Eléments de configuration dans le MySystem
- Un fichier de configuration de la diffusion. Exemple : "Distribution\Distribution\Ma diffusion.dtbx".
- Un fichier "source" à diffuser. Exemple : "Data\Messenger\Distribution_XXXX\Affaires mal renseignées.xlsx"
- Une base de données qui relie les diffusions au différents fichiers mis à jour par destinataire (DistributionCenter.db3).
Les fichiers mis à jour
- Chaque fichier diffusé est stocké dans le MySystem (dossier "Data\DistributionCenterBe") avec un nom unique pour chaque mise à jour (suffixé par un FileGuid).
A chaque changement de fichier à diffuser, ou au changement du type de fichier à générer, un nouvelle version de la diffusion est crée :
- Si la version finie par un chiffre, ce dernier est incrémenté.
- Si la version ne finie pas par un chiffre, la version est suffixée par (xxx). ce chiffre est ensuite incrémenté à chaque nouvelle version.
A chaque fois qu'une diffusion est envoyée, une mise à jour de la dernière version est crée. Seule la dernière version est mise à jour lors d'une expédition.
Une diffusion Center BE peut être "en accès public" :
- Cela permet à tous les utilisateurs de Center d'accéder au fichier diffusé pour le télécharger.
- Lorsque la diffusion est publique, la modification du fichier n'est possible que par le biais du bandeau en bas de la fenêtre principale.
Lorsque la case diffusion publique est cochée :
Il n'est plus possible de :
- Définir des destinataires
- Envoyer un mail d'information aux destinataires
- Diffuser selon les droits destinataires
Il est possible de :
- Modifier le fichier à diffuser (ouverture de la fenêtre de configuration du fichier à envoyer)
- Télécharger le fichier à diffuser
- Envoyer la diffusion
Astuce
La modification du fichier diffusé peut se faire de deux manières :
en cliquant sur l'icône trombone dans le corps du mail (sauf si la diffusion est publique).
en cliquant sur le crayon dans le bandeau du bas avec le numéro de version. L'icône apparaît au survol de la souris sur ce bandeau.
Purge des versions et des mises à jour :
- Il est possible de définir le nombre de mises à jour à historiser dans les options avancées d'une diffusion.
Lorsque la limite de mises à jour est atteinte :
- La suppression de la mise à jour la plus ancienne de la version la plus ancienne est effectuée.
- La suppression se fait après la réussite de la diffusion.
- Quand une version n'a plus de mise à jour, elle est aussi supprimée.
Note
Depuis la barre d'outil MyReport d'Excel, il est possible de :
- Créer une nouvelle diffusion "Center BE" avec le classeur en cours.
- Modifier une diffusion "Center BE" (MyReport retrouve la diffusion à partir du chemin du fichier Excel en cours)
- Ouvrir MyReport Messenger.
Les options configuration de diffusion :
- Nom de la diffusion
- Destinataires : La liste des groupes et des personnes qui verront le fichier dans MyReport Center
- Envoi de mail d'information aux destinataires
- Envoi de mail en cas d'erreur
Programmation (permet de rajouter automatiquement la diffusion dans une programmation publique)
Si une programmation est définie :
- La diffusion est automatiquement mise en "Diffusion avec les droits de chaque destinataire"
- "Autoriser la modification" est décoché automatiquement.
Configuration du fichier à diffuser :
Emplacement et nom : permet de définir dans quel dossier "Center", le fichier sera accessible.
Avertissement
Les noms de fichiers ne peuvent pas contenir d'éléments dépendant du destinataire {user}, {first_name} ou {last_name}.
Note
Les dossiers de destination sont à créer au préalable dans MyReport Page.
Options avancées
- Nom du fichier : Nom du fichier qui sera téléchargé dans Center
Numéro de version : Permet de définir une nouvelle version de la diffusion.
si il possède au moins un chiffre, ce champ sera incrémenté de manière automatique à chaque changement de fichier à diffuser, ou au changement du type de fichier à générer.
- Description et mise à jour des données : voir la configuration d'un fichier Excel dans Messenger
- Option d'archivage : pour chaque version de la diffusion, seul un certain nombre de mise à jour est conservé.
Enregistrer et Envoyer
- Enregistrer : Enregistre la diffusion
- Envoyer : Enregistre la diffusion et exécute cette dernière
La configuration d'une diffusion "Center BE" est très proche d'une diffusion "Mail" mais avec les changements suivants :
- La possibilité de configurer le nombre de mises à jour conservé.
La possibilité de télécharger la dernière version du fichier source.
Note
Seule la dernière version de ce fichier est stockée dans le projet.
La possibilité de gérer les versions précédentes et les mises à jour.
Attention
La suppression d'une version ou d'une mise à jour est définitive.
